Déréférencé du jour au lendemain : les quinze premiers jours

Un courriel du service achats, un portail fournisseur qui ne répond plus, des commandes qui s’arrêtent sans explication : le déréférencement arrive rarement par lettre recommandée. Pour le fournisseur, les quinze jours qui suivent pèsent souvent plus lourd sur l’issue du dossier que la procédure qui viendra peut-être ensuite. Il faut à la fois préserver la preuve, protéger la trésorerie et ne rien écrire qui affaiblisse sa position.

Le cadre, en quelques lignes

Le Code de commerce sanctionne le fait de rompre brutalement, même partiellement, une relation commerciale établie, sans un préavis écrit qui tienne compte notamment de sa durée (article L. 442-1, II). Lorsque l’auteur de la rupture a accordé dix-huit mois de préavis, la durée ne peut plus lui être reprochée ; en deçà, le juge apprécie au cas par cas. La rupture sans préavis reste possible en cas d’inexécution par l’autre partie de ses obligations, ou de force majeure.

Deux points comptent dès le premier jour :

• la rupture peut être partielle : une baisse forte et durable des commandes, le retrait d’une gamme ou d’une partie des agences suffit ;
• l’indemnité ne répare pas la perte du client, mais la brutalité : la marge perdue pendant la durée du préavis qui aurait dû être accordé, calculée en principe sur la marge sur coûts variables.

Jours 1 à 3 : figer les faits

• Conserver l’annonce telle qu’elle a été reçue : le courriel original, et non une copie transférée ; un compte rendu écrit et daté de l’appel téléphonique, envoyé à son auteur ; des captures du portail fournisseur.
• Faire constater ce qui peut disparaître : un commissaire de justice peut constater le retrait des produits du site ou du catalogue en ligne, l’état du portail d’échange de données, les annonces faites aux clients finaux.
• Extraire l’historique : chiffre d’affaires et marge réalisés avec ce client sur les cinq derniers exercices au moins, mois par mois, par gamme et, si possible, par agence.
• Rassembler les contrats : conventions annuelles, conditions générales, accords de référencement, clauses de préavis ou de résiliation, appels d’offres des années précédentes.

Jours 3 à 7 : qualifier la situation

Quatre questions déterminent la suite.

1. La relation est-elle établie ? Le juge regarde sa durée, sa régularité, son intensité, et la confiance légitime du fournisseur dans sa continuité. Une relation construite par des commandes successives, sans contrat-cadre, peut parfaitement l’être. Une relation remise en jeu chaque année par un appel d’offres ouvert l’est beaucoup moins.
2. La rupture est-elle brutale ? Un préavis a-t-il été donné, par écrit ? Sa durée est-elle suffisante au regard de l’ancienneté de la relation, de la part du client dans le chiffre d’affaires, de la spécificité des produits et du temps nécessaire pour retrouver un débouché équivalent ?
3. Le client invoque-t-il un manquement ? Un défaut de qualité, des retards répétés ou des pénalités logistiques peuvent être avancés pour justifier une rupture immédiate. Il faut les connaître, et réunir les éléments qui les contredisent, avant de répondre.
4. Quel est l’enjeu chiffré ? La marge sur coûts variables mensuelle, multipliée par la durée de préavis qui paraît raisonnable, donne un premier ordre de grandeur. L’expert-comptable du fournisseur est ici un allié précieux : c’est sur ses chiffres que le juge raisonnera.

Jours 7 à 15 : sécuriser avant de répondre

• Les créances : relancer les factures échues, et vérifier les compensations et déductions d’office (pénalités, avoirs non acceptés) que le client pourrait pratiquer en fin de relation.
• Les remises et la coopération acquises : remises de fin d’année dues sur la période écoulée, services de coopération payés d’avance et qui ne seront pas exécutés.
• Les stocks dédiés : produits fabriqués aux marques ou aux spécifications du client, commandes en cours, emballages personnalisés. Leur reprise ou leur indemnisation se négocie maintenant, tant que la discussion est ouverte.
• Les écrits : aucun accusé de réception « valant accord », aucun avenant réduisant les volumes, aucune acceptation d’un calendrier de sortie sans analyse. Un courriel de remerciement « pour ces années de collaboration » peut être lu comme une acceptation de la rupture.

La première réponse écrite intervient à l’issue de ce travail. Elle prend acte de l’annonce sans l’accepter, réserve tous les droits du fournisseur et demande, selon les cas, l’octroi d’un préavis effectif ou l’ouverture d’une discussion. C’est la lettre qui fixe la position du fournisseur pour la suite : elle mérite d’être pesée.

Pourquoi l’assignation immédiate est rarement la bonne option

• Le temps judiciaire n’est pas celui du dossier. Une action au fond prend en général plus d’un an en première instance, davantage en appel. Pendant ce temps, la relation est définitivement perdue.
• Le tribunal compétent est imposé. Ces litiges relèvent de huit juridictions spécialement désignées par décret, par exemple Marseille pour le ressort de la cour d’appel de Montpellier, Lyon pour celui de la cour d’appel de Grenoble, et l’appel de la seule cour d’appel de Paris. Une assignation devant un autre tribunal fait perdre des mois en débats de compétence.
• Un préavis vaut souvent mieux qu’une indemnité. Continuer à livrer six ou douze mois, avec des volumes garantis, rapporte en général plus qu’une indemnité obtenue des années plus tard, et laisse le temps de réorienter la production et la force de vente. Ce préavis ne se négocie plus une fois l’assignation délivrée.
• Le dossier doit être prêt. Le préjudice repose sur des données comptables que le juge examinera de près. Mieux vaut les établir avec soin, avant toute procédure, que de les reconstituer en cours d’instance.
• Le délai pour agir est long. L’action se prescrit en principe par cinq ans : rien n’oblige à assigner dans la semaine.

Quand il faut aller vite

Certaines situations justifient malgré tout une action rapide : un client qui retient des sommes importantes, des produits dédiés que lui seul peut écouler, une dépendance telle que la survie de l’entreprise est en jeu. Le juge des référés peut alors être saisi pour obtenir, à titre provisoire, une provision sur les sommes dues ou, plus rarement, la poursuite de la relation pendant un préavis. Ces mesures restent exceptionnelles et supposent un dossier solide dès le premier jour.

Entre la négociation directe et le procès, la médiation est une option sous-estimée. Le Médiateur des entreprises, saisi gratuitement, organise une médiation confidentielle ; un médiateur conventionnel peut aussi être désigné d’un commun accord. Elle aboutit souvent à un préavis aménagé, plus utile au fournisseur qu’un jugement.