Pénalités logistiques : ce que le distributeur peut facturer, et ce qu’il ne peut pas déduire

Retards de livraison, commandes incomplètes, taux de service insuffisant : les conventions annuelles prévoient souvent des pénalités logistiques à la charge du fournisseur. Appliquées sans méthode, elles deviennent un complément de marge pour le distributeur et un sujet de contestation permanent pour le fournisseur. Le Code de commerce les encadre depuis 2019, et plus strictement depuis la loi du 18 octobre 2021, dite Egalim 2.

Le cadre : quatre règles

1. Des pénalités prévues au contrat, pour des manquements définis, et proportionnées au préjudice subi par le distributeur (article L. 441-17 du Code de commerce). Leur montant ne peut dépasser un pourcentage du prix d’achat des produits concernés.
2. La preuve du manquement incombe au distributeur, qui peut l’apporter par tout moyen.
3. Un délai raisonnable est laissé au fournisseur pour vérifier le grief et, le cas échéant, le contester.
4. Aucune déduction d’office : le distributeur ne retranche pas les pénalités du montant des factures du fournisseur. Il les lui facture, et une compensation n’est envisageable qu’une fois la dette certaine, liquide et exigible.

Aucune pénalité ne peut en outre être infligée en cas de force majeure. Le non-respect de ces règles expose le distributeur à une amende administrative (jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale) et, au titre de l’article L. 442-1, à une action en responsabilité du fournisseur pour pénalités disproportionnées.

Côté fournisseur : contester avec méthode

• Relire la clause de la convention : manquements visés, mode de calcul, plafonds, délai de contestation.
• Demander la preuve de chaque manquement : date de la commande, date de livraison attendue, bon de livraison, réserves émises à la réception.
• Contester par écrit dans le délai, ligne par ligne, avec les justificatifs : bons de transport, commandes modifiées en cours de route, ruptures imputables au distributeur lui-même.
• Refuser les déductions sur les règlements, et relancer les factures payées partiellement.
• Rapprocher chaque mois les pénalités facturées et le chiffre d’affaires réalisé : un montant qui progresse plus vite que les volumes est un signal.

Côté distributeur : facturer ce qui se justifie

Le distributeur a intérêt à des pénalités qui résistent à la contestation : des manquements établis par son système d’information, un barème en rapport avec le coût réel d’une rupture (vente perdue, réapprovisionnement d’urgence), une facturation au fil de l’eau plutôt qu’un rattrapage en fin d’année, et un circuit de contestation documenté.

Le traitement fiscal

Une pénalité qui répare un préjudice réel n’est la contrepartie d’aucune prestation : elle est en principe hors du champ de la TVA, et le distributeur l’émet sans taxe. Une pénalité forfaitaire, appliquée quel que soit le préjudice et calculée sur le chiffre d’affaires, s’analyse plutôt comme une réduction de prix déguisée : elle relève alors d’un avoir du fournisseur, avec régularisation de la TVA (voir notre lecture d’une grille arrière, ligne 8).

Pour l’impôt sur les sociétés, les pénalités contractuelles supportées par le fournisseur sont en principe déductibles de son résultat : l’exclusion de l’article 39, 2 du Code général des impôts vise les sanctions pécuniaires mises à la charge des contrevenants à des obligations légales, non les pénalités prévues par un contrat.