Frais de siège : justifier les services facturés aux filiales

Dans les groupes de distribution, la holding assure souvent pour ses filiales la direction générale, les achats, la comptabilité, l’informatique ou le marketing, et leur refacture ces services : en pourcentage du chiffre d’affaires, au coût majoré d’une marge, ou selon des clés de répartition. Ces « frais de siège » sont une charge pour chaque filiale et un produit pour la holding. C’est un poste régulièrement examiné en vérification de comptabilité.

Les trois questions du vérificateur

Les services ont-ils été rendus ?

La charge n’est déductible que si elle correspond à un service effectif (article 39, 1 du Code général des impôts). La convention ne suffit pas : il faut pouvoir montrer ce qui a été fait, par qui et quand. Comptes rendus, livrables, demandes d’assistance, échanges de courriels, temps passés : la preuve se constitue au fil de l’année, pas au moment du contrôle.

Les services servaient-ils la filiale ?

Une filiale ne peut déduire que des charges engagées dans son intérêt. Deux situations posent difficulté :

• le double emploi : la filiale dispose déjà, en interne, d’un service qui fait le même travail ;
• les activités d’actionnaire : ce que la holding fait en tant qu’associée (ses propres assemblées, le suivi de ses participations, les comptes consolidés établis pour ses besoins, le financement de ses acquisitions) ne rend aucun service à la filiale et ne peut pas lui être refacturé.

Le prix est-il normal ?

Une rémunération excessive peut être regardée comme un acte anormal de gestion : la part excédentaire est alors réintégrée dans le résultat de la filiale. Entre sociétés françaises, le contrôle porte sur la cohérence du prix avec le coût des services et avec ce qu’aurait facturé un prestataire extérieur. Avec une filiale étrangère, l’article 57 du Code général des impôts et les principes de l’OCDE applicables en matière de prix de transfert imposent un prix de pleine concurrence. Pour les services de soutien courants, dits « à faible valeur ajoutée », ces principes admettent une approche simplifiée : les coûts, répartis selon des clés pertinentes, majorés de 5 %.

Choisir les clés de répartition

Un pourcentage unique du chiffre d’affaires, appliqué à tous les services et à toutes les filiales, est simple à gérer mais difficile à défendre : il ne dit rien du coût réel des services, ni de ce que chaque filiale en a reçu. Une facturation sur budget, régularisée en fin d’exercice sur le coût réel, est plus solide.

TVA et droit des sociétés

• TVA : les services refacturés par la holding sont des prestations imposables au taux normal ; la filiale déduit la taxe dans les conditions habituelles. La holding qui rend ces services est assujettie, et peut déduire la TVA sur les dépenses qui s’y rapportent. Entre les membres d’un assujetti unique (article 256 C du Code général des impôts), ces services sont hors du champ de la TVA.
• Conventions réglementées : selon la forme des sociétés et l’existence de dirigeants communs, la convention de services peut relever de la procédure des conventions réglementées, sauf si elle porte sur une opération courante conclue à des conditions normales. À vérifier société par société.

Le dossier à constituer

1. La convention de services, écrite et signée avant la période facturée : services rendus, mode de calcul, clés, révision.
2. Le budget et le réel : coûts de la holding par nature de service, clés appliquées, régularisation annuelle.
3. Les preuves d’exécution, rassemblées par service et par filiale.
4. L’analyse du double emploi : ce que la filiale fait elle-même, et ce qu’elle confie à la holding.
5. La justification du prix : marge appliquée et, pour les filiales étrangères, documentation des prix de transfert (voir notre article sur la redevance de marque intra-groupe).